Om een goed overzicht te krijgen van je archief, schrijf je best even uit wat zich waar bevindt. Een aangewezen werkwijze is het opstellen van een schema of spreadsheet waarin je basisgegevens over het archief verzamelt. Op de website van CEMPER kan je hiervoor een sjabloon terugvinden. Maak een apart schema of gebruik een apart tabblad voor het fysieke en het digitale archief. Geef eerst elke verpakkingseenheid (doos, map …) in het fysieke archief een doorlopend nummer. Doe hetzelfde voor de dragers van je digitale archief (harde schijf, usb-stick, lokale bestanden, Google Drive-account, YouTube-account …). In de tabel vul je vervolgens per verpakkingseenheid of drager volgende gegevens aan: • Het unieke nummer van de verpakkingseenheid of drager. • De locatie: Geef aan waar dit deel van het archief terug te vinden is of noteer account-informatie over digitale platformen. Voorbeelden zijn: kast 1 plank 2 in repetitielokaal, Schoolstraat 1 3800 Sint-Truiden lokale bestanden op computer van X (ex-voorzitter), Google Drive-account: jan.janssen@gmail.com … • De inhoud van dit onderdeel: Vermeld telkens over welk(e) type(s) document(en) het gaat (affiches, foto’s, correspondentie, verslagen van vergaderingen, facturen …) en geef wat extra uitleg over de inhoud. • De omvang: Noteer hoe omvangrijk dit onderdeel is. Dit kan uitgedrukt worden in meter of dozen voor het fysieke archief en in ruimte op de schijf (GB, TB) voor het digitale archief. • De datering: Geef aan over welke periode dit archiefdeel gaat door het jaartal van opmaak van het oudste stuk en het jongste stuk te noteren. • Opmerkingen: Tot slot kan je ook een kolom opmerkingen toevoegen waar je bijzonderheden van dat archiefonderdeel aanvult. Nr. Locatie Inhoud Omvang Datering Opmerkingen Fysiek archief 1 Repetitielokaal kast 1, plank 2 Jaarverslagen 1 map 1987-2003 2 Repetitielokaal kast 2, plank 4 Dossiers betreffende zomerkamp 1 archiefdoos 1996-2005 3 Bureau penningmeester X (Schoolstraat 1 3800 Sint-Truiden) Jaarrekeningen 1 map 2000-2005 ... Digitaal archief 1 Harde schijf repetitielokaal kast 1, plank 1 Foto’s van opvoeringen 68,7 GB 2007-2012 Harde schijf werd vervangen in 2020 2 Google Drive-account: info@verenigingx.be Mappenstructuur met verslagen vergaderingen, reglementen, boekhouding, dossiers evenementen 14,3 GB 2015-... 3 Lokale bestanden op computer penningmeester Y (Kerkstraat 1 3800 Sint-Truiden) Jaarrekeningen, boekhouding, facturen 1,8 GB 2017-2022 Penningmeester Y is met ruzie vertrokken, kunnen documenten niet meer inkijken 4 Mailbox: info@verenigingx.be Mailbox vereniging 2004-... 5 YouTube-account: jan.janssen@gmail.com Opnames van 3 opvoeringen 2016-2017, 2019 ... REPRISE 121
RkJQdWJsaXNoZXIy ODY1MjQ=