Waarom zou je het archief bewaren? Er zijn verschillende redenen om je archief te bewaren. Ten eerste is het archief het geheugen van je vereniging. Niet alleen administratieve zaken (zoals het ledenbeheer en de boekhouding) die bijdragen tot een goede werking van de vereniging worden erin bewaard, ook kennis over de organisatie zelf zit erin vervat. Bij het maken van een publicatie of het organiseren van een jubileumviering zal je dus ongetwijfeld in het archief duiken om de geschiedenis van je vereniging te kunnen reconstrueren. Maar niet alleen dan komt het archief van pas, het kan ook een bron van inspiratie zijn voor een volgende voorstelling of wanneer je je afvraagt hoe voorgangers bepaalde evenementen organiseerden. Verder is het archief van je vereniging ook interessant voor buitenstaanders. Het geeft onderzoekers een beeld van het verenigings- leven en de rol van verenigingen in de maatschappij in een bepaalde periode. Tot slot zijn er ook archiefstukken die je verplicht moet bewaren. Zo horen facturen 10 jaar bewaard te worden en moeten verenigingen met een vzw-structuur ook een ledenregister en verslagen van zowel de algemene vergadering als het bestuursorgaan bewaren. Een stappenplan voor archiefzorg Redenen genoeg om zorg te dragen voor je verenigingsarchief; maar hoe begin je eraan? Met onderstaand stappenplan kan je zelf aan de slag gaan. Vele dans-, muziek- en theaterverenigingen ontstonden voor de digitale omwenteling en bewaren dus zowel papieren als digitaal archief. We hebben aandacht voor beide vormen van archiefmateriaal. Weet wat je hebt Een eerste stap in archiefzorg is in kaart brengen wat je hebt en waar het zit. Hierbij beschrijf je de situatie zoals ze nu is, nog voor je andere stappen hebt ondernomen. Schakel de hulp in van je mede(bestuurs-) leden bij het opsporen van het verenigingsarchief. Samen weet je namelijk meer dan alleen. Denk na over zaken als: staat er een kast in het repetitielokaal met het oude papieren archief? Hebben bestuursleden of ex-leden thuis nog archiefstukken liggen? Is er ergens een gedeelde mappenstructuur waar documenten van de vereniging in bewaard worden? Staan er documenten op de persoonlijke computer of harde schijf van bestuursleden of ex-leden? Is er misschien archiefmateriaal bij het stads-/gemeentearchief of de heemkundige kring? Waar ligt het promomateriaal van afgelopen evenementen? Bracht de vereniging ooit een publicatie, CD of video uit en zit er al een exemplaar in het archief? STAP 1 ERFGOEDHASPENGOUW.BE 120
RkJQdWJsaXNoZXIy ODY1MjQ=